Vad är KMA och vilka dokument behöver ett mindre företag?
KMA står för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. I praktiken handlar det om hur företaget levererar rätt arbete, minskar sin miljöpåverkan och förebygger att människor skadas eller blir sjuka. Ett bra KMA-arbete knyter ihop ansvar, arbetssätt och uppföljning med den verksamhet som faktiskt bedrivs.
Av KMA verket
Tre områden som möts i samma uppdrag
Kvalitet kan handla om att förstå beställningen, arbeta efter rätt underlag och kontrollera resultatet. Miljö kan handla om material, avfall, transporter och energi. Arbetsmiljö handlar om förutsättningarna för ett säkert och hållbart arbete. Samma beslut kan beröra flera områden: en ändrad arbetsmetod kan exempelvis påverka både leveransen, materialåtgången och riskerna för personalen.
För ett mindre installationsföretag kan detta bli mycket konkret. Arbetsledaren går igenom beställningen, kontrollerar materialet och planerar arbetet tillsammans med montörerna. Efter utfört arbete samlas kontrollresultat, eventuella avvikelser och information till kunden. Företagets KMA-dokument ska hjälpa personalen i dessa steg, med den detaljnivå som uppdraget kräver.
Skilj mellan företagets arbetssätt och projektets plan
En policy beskriver företagets inriktning. Ett mål beskriver ett resultat man vill nå. En rutin förklarar hur ett återkommande arbete ska utföras. En projektspecifik plan kopplar företagets arbetssätt till ett visst uppdrag, en beställare och utsedda personer. En ifylld blankett visar sedan vad som har hänt.
Det är därför svårt att ersätta alla dessa delar med ett enda dokument. En kvalitetspolicy säger exempelvis inte vilka kontroller som ska göras på ett visst arbete. En kontrollista visar inte heller vem som beslutar om företagets resurser. Genom att ge varje dokument ett tydligt användningsområde blir det lättare att undvika dubbla uppgifter och motstridiga besked.
Börja med behoven i verksamheten
Skriv ner hur ett vanligt uppdrag går till, från första förfrågan till avslutad leverans. Markera var missförstånd, väntetider, fel eller risker brukar uppstå. Fråga sedan vilken information en medarbetare behöver just där. Börja med de dokument som kan lösa ett verkligt problem.
Ett användbart första urval kan vara en kort policy, några prioriterade mål, en avvikelseblankett och en rutin för dokumentstyrning. Om företaget ofta köper in tjänster kan en leverantörsutvärdering behövas. Om bemanningen är sårbar kan en kompetensmatris vara mer angelägen än ännu en allmän instruktion. Arbetsmiljödelen behöver dessutom utgå från riskerna och skyldigheterna i den egna verksamheten.
Ge varje dokument en ägare
Det bör gå att hitta vem som ansvarar för dokumentets innehåll, vilken version som gäller och när innehållet senast sågs över. En chef behöver också besluta hur personalen får tillgång till det. En rutin som bara finns på en persons dator är svår att använda när personen är borta.
Prova dokumenten i ett verkligt uppdrag innan ni inför ett stort bibliotek. Låt den som ska använda blanketten fylla i den. Be personen beskriva vilka fält som är otydliga och vilken information som saknas. Ta bort sådant som inte används, men kontrollera först om uppgiften behövs för ett avtal, en föreskrift eller ett annat bestämt krav.
Ett dokumentpaket är en utgångspunkt för arbetet
Mallar ger struktur och sparar tid när ni skriver. Företagets namn, ansvariga roller, kontroller, mål och beslut måste ändå stämma med verksamheten. Ett certifierat ledningssystem innebär en separat bedömning av hur systemet fungerar; inköp av dokument innebär inte att företaget blir certifierat.
I en upphandling behöver ni läsa den exakta kravtexten och vilket bevis som efterfrågas. Upphandlingsmyndigheten beskriver flera olika sätt att ställa krav på miljöledningsarbete. Det kan alltså vara skillnad mellan ett krav på ett visst certifikat och ett krav på att redovisa fungerande rutiner. Lämna bara uppgifter om arbetssätt och kompetens som företaget kan visa.
En rimlig första arbetsvecka
Välj ett återkommande uppdrag och börja där. Samla aktuella beställningar, checklistor och instruktioner. Bestäm vilka av dem som ska gälla och vem som ansvarar för varje del. Gör sedan ett kort möte där de berörda får visa hur de hittar och använder informationen.
Avsluta veckan med att välja en förbättring som går att följa upp. Det kan vara tydligare överlämningar mellan säljare och arbetsledare, eller att alla nya avvikelser får en ansvarig person. Sätt ett datum för att kontrollera resultatet. Då blir KMA ett arbete som kan utvecklas stegvis, i stället för en engångsinsats där många filer skapas men aldrig används.
Vanliga frågor
Måste alla företag ha ett KMA-system?
KMA är ett samlingsbegrepp. Vilka krav som gäller beror på verksamheten, arbetsgivaransvaret och era avtal. Börja med att identifiera de krav som faktiskt gäller er och vilket underlag som behövs för att visa att de uppfylls.
Är KMA och ISO samma sak?
KMA beskriver tre verksamhetsområden. ISO är en organisation som publicerar standarder, bland annat för ledningssystem. Ett företag kan arbeta strukturerat med KMA utan att vara certifierat.
Kan vi använda Word i början?
Ja, Word kan fungera för ett mindre dokumentbibliotek. Bestäm en gemensam lagringsplats, vem som får ändra originalen och hur personalen hittar den gällande versionen.