Dokumentstyrning i ett mindre företag så hittar alla rätt version
Dokumentstyrning betyder att rätt information ska vara tillgänglig för rätt person när den behövs. Ni behöver veta vilken version som gäller, vem som får ändra den och vad som händer med äldre material. En tydlig rutin kan fungera även med ett litet Word-bibliotek och en gemensam mapp.
Av KMA verket
Skilj på mallar och ifyllda underlag
En mall är avsedd att användas igen. En ifylld avvikelseblankett eller ett godkänt protokoll visar vad som hänt i ett visst ärende. De behöver hanteras på olika sätt. Om någon skriver direkt i originalmallen kan nästa användare råka få med uppgifter från ett tidigare projekt.
Ha därför en tydlig plats för gällande mallar och en annan för färdiga underlag. Namnge filer så att användaren förstår innehåll och sammanhang. Ett dokumentnamn som Leverantörsutvärdering med tydlig version kan vara mer användbart än enbart en intern kod som kräver en separat lista för att tolkas.
Bestäm vem som äger innehållet
Utse en dokumentansvarig för varje viktig rutin eller dokumentgrupp. Rollen behöver inte innebära att personen skriver allt, men någon ska kunna besluta när innehållet behöver ändras och vem som ska kontrollera det. Ange också vem som får fastställa dokumentet för användning.
I ett litet företag kan samma person ha flera roller. För tekniska eller säkerhetskritiska instruktioner kan det ändå behövas en person med rätt sakkompetens som granskar innehållet. Ett dokument blir inte tekniskt korrekt bara för att versionsnumret är rätt eller formuläret är snyggt.
Använd en enkel väg från utkast till gällande version
Ett praktiskt arbetssätt är att skilja på utkast, granskning, fastställt och ersatt. Bestäm vad som krävs i varje steg. Ett utkast kan exempelvis prövas av dem som ska använda det innan innehållet godkänns. En fastställd version läggs på den gemensamma platsen och berörda får information om ändringen.
Ange titel, version, datum och ansvarig i dokumentet eller i en tillförlitlig dokumentförteckning. Beskriv kort vad som ändrats när det hjälper användaren. En ändring av telefonnummer behöver kanske bara meddelas, medan en ändrad arbetsmetod kan kräva en genomgång innan den börjar användas.
Ett eget exempel på en versionsändring
Företaget ändrar rutinen för mottagningskontroll. Den tidigare versionen krävde bara antal och synliga skador. Den nya versionen lägger till kontroll av en viss leveranshandling. Ansvarig beskriver ändringen, låter berörda testa formuläret och anger från vilket datum den nya rutinen gäller.
Den gamla mallen flyttas till en plats för ersatta versioner där den inte förväxlas med den gällande. Tidigare ifyllda kontroller skrivs inte om i efterhand för att se ut som om den nya rutinen användes. På så sätt går det att förstå vilket arbetssätt som gällde när ett äldre uppdrag genomfördes.
Glöm inte kundens och leverantörens dokument
Externa ritningar, instruktioner och krav kan vara lika viktiga som företagets egna rutiner. Bestäm vem som tar emot en ny version och hur den sprids till dem som arbetar i uppdraget. Kontrollera att dokumentet avser rätt produkt, projekt eller leverans.
En länk kan ge tillgång till aktuell information men kan också ändras eller sluta fungera. Bedöm när en sparad kopia behövs och hur ni då ser att den fortfarande gäller. För ett projekt kan en dokumentförteckning med källa, version, datum och ansvarig ge en bättre överblick än ett stort antal lösa bilagor i mejl.
Gör det lätt att hitta och svårt att använda fel
Låt de som använder dokumenten testa mappstrukturen. Kan en ny medarbetare hitta gällande rutin utan att fråga tre personer? Fungerar det även på den enhet som används i arbetet? Om utskrifter behövs bör det vara tydligt hur man kontrollerar deras aktualitet.
Begränsa möjligheten att ändra original där det behövs. Bestäm också hur information skyddas, säkerhetskopieras och sparas. Samma lagringstid passar inte alla dokument. Avtal, personuppgifter, arbetsmiljöunderlag och andra typer av information kan omfattas av olika krav som behöver bedömas särskilt.
Börja med de dokument som används mest
Inventera de tio eller tjugo dokument som är viktigast i vardagen. Rensa dubbletter från den aktiva arbetsytan, utse ägare och kontrollera innehållet. Förankra sedan rutinen i ett riktigt uppdrag. Det gör det lättare att se om systemet hjälper eller skapar onödiga steg.
ISO:s äldre vägledning om dokumenterad information beskriver att information kan finnas i olika former och medier och att omfattningen behöver passa organisationen. Vägledningen gäller 2015-utgåvan och används här som bakgrund, inte som en kontrollista för aktuell certifiering. Word kan vara en del av lösningen, men ordningen kring filerna är avgörande. Anpassa rutinen till era faktiska krav och den standardutgåva ni använder.
Vanliga frågor
Behöver vi ett särskilt dokumenthanteringssystem?
Inte alltid. En tydlig gemensam lagringsplats kan räcka för ett litet bibliotek. Behovet ökar när många personer ändrar dokument, behörigheter är komplexa eller spårbarheten kräver mer stöd.
Ska gamla dokument raderas direkt?
Inte automatiskt. Skilj bort ersatta versioner från gällande material och bedöm vad som behöver sparas utifrån avtal, regler och verksamhetens behov.
Måste alla dokument ha ett nummer?
Ett nummer kan underlätta, men en begriplig titel och tydlig versionshantering är ofta viktigare för användaren. Välj identifiering som passar dokumentmängden och era krav.