Miljöpolicy för småföretag med exempel och arbetsgång
En miljöpolicy beskriver företagets inriktning och åtaganden i miljöarbetet. Den ska utgå från hur verksamheten påverkar miljön och vad företaget faktiskt kan styra eller påverka. En kort, förankrad text gör det lättare att prioritera åtgärder och förklara arbetet för kunder och medarbetare.
Av KMA verket
Kartlägg verksamheten innan ni skriver
Gå igenom ett vanligt uppdrag från inköp till avslut. Vilka material används? Hur sker transporter och resor? Vilken energi förbrukas och vilket avfall uppstår? Titta även på sådant som köps in eller utförs av andra. Ni kanske inte kan bestämma över hela kedjan, men ibland kan ni påverka genom krav, val och dialog.
För ett måleriföretag kan produkter, spill och resor vara viktiga frågor. För ett konsultföretag kan resor, lokaler och inköp få större betydelse. Exemplen är utgångspunkter för en egen bedömning. En generell lista kan aldrig avgöra vilka miljöfrågor som är viktigast för just ert företag.
Skilj på miljöpolicy och miljömål
Policyn beskriver inriktningen, exempelvis att använda material mer resurseffektivt. Målen beskriver ett resultat inom ett bestämt område och en bestämd tid. En handlingsplan beskriver sedan hur ni tänker nå resultatet, vem som ansvarar och vilka resurser som behövs.
Skriv därför inte in varje års siffror i den övergripande policyn om det gör den svår att hålla aktuell. Låt policyn vara en stabil utgångspunkt och följ detaljerna i ett separat målunderlag. Det blir också tydligare för en medarbetare varför en viss åtgärd införs och vad den ska bidra till.
Formulera några relevanta åtaganden
Välj ett fåtal åtaganden som går att omsätta i vardagen. Det kan handla om genomtänkta inköp, bättre planering av transporter, minskat materialspill och att följa upp resultat. Ta samtidigt reda på vilka miljökrav som gäller verksamheten och hur ansvaret för att hålla sig informerad är ordnat.
ISO:s publika information beskriver miljöledning som ett systematiskt sätt att hantera miljöfrågor och förbättra miljöprestanda. En policy är en del av detta arbete. Den ersätter varken den egna miljöbedömningen eller kontrollen av bindande krav. Om ni använder en viss standard behöver policyn granskas inom ramen för hela systemet.
Ett eget exempel att utgå från
Ett mindre serviceföretag kan exempelvis skriva: Vi planerar våra uppdrag för att använda material och transporter med omsorg. Vi undersöker vilka inköp och arbetsmoment som ger störst miljöpåverkan, prioriterar genomförbara förbättringar och följer upp resultaten. Vi tydliggör miljöansvaret i våra uppdrag och tar tillvara medarbetarnas förslag.
Nästa steg är att pröva orden. Har någon ansvar för inköpsval? Kan planeringen samordna leveranser? Finns underlag för att följa upp materialspill? Behåll bara formuleringar som ni kan förklara och ge ett arbetssätt åt. Lägg till verksamhetens egna viktiga frågor, exempelvis hantering av kemiska produkter, där det är relevant.
Undvik löften som saknar tydlig betydelse
Ord som klimatneutral, miljövänlig och helt hållbar kan uppfattas som långtgående påståenden. Beskriv hellre en konkret handling och vilken del av verksamheten den gäller. En uppgift om minskad förbrukning behöver också ha en tydlig jämförelseperiod och mätmetod.
Om ni ännu saknar data kan policyn beskriva att ni ska förbättra kunskapen och börja följa ett relevant område. Då behöver ni skilja på nuläge och ambition. Skriv exempelvis inte att alla transporter har låg klimatpåverkan när ni egentligen har beslutat att först kartlägga hur transporterna utförs.
Gör policyn användbar i inköp och uppdrag
Ta upp policyn vid introduktion och vid planering av uppdrag där den får praktisk betydelse. Be inköpsansvarig ge ett exempel på ett val som policyn kan påverka. Be arbetsledaren beskriva hur materialåtgång eller avfall följs upp. Om dessa exempel saknas kan ni behöva justera både policyn och arbetssätten.
En kund kan efterfråga en miljöpolicy, ett beskrivet miljöledningsarbete eller ett certifikat. Dessa underlag fyller olika funktioner. Upphandlingsmyndigheten beskriver att krav på miljöledningsarbete kan utformas på olika sätt. Läs därför kundens krav och svara med det underlag som faktiskt efterfrågas, utan att antyda en certifiering ni inte har.
Besluta om ansvar och nästa översyn
Ange vem som fastställer policyn och vem som håller ihop miljöarbetet. En ansvarig roll behöver ha tid och möjlighet att samla in information och följa upp beslut. Låt berörda medarbetare bidra med erfarenheter om vilka åtgärder som fungerar i praktiken.
Se över policyn när verksamheten ändras, exempelvis vid nya tjänster, lokaler eller viktiga inköp. Dokumentera beslutet även om texten behålls. I samband med översynen kan ni kontrollera om målen fortfarande träffar rätt frågor och om resultaten ger skäl att ändra prioriteringarna.
Vanliga frågor
Är en miljöpolicy samma sak som ISO 14001?
Nej. ISO 14001 gäller ett miljöledningssystem. Policyn är en del av hur företaget anger sin inriktning. En policy eller mall innebär inte att företaget är certifierat.
Behöver ett litet företag en lång miljöpolicy?
Nej. En kort policy kan fungera väl om den bygger på verksamhetens miljöfrågor och leder till tydliga arbetssätt. Längden bör styras av innehållet, inte av en önskan att verka större.
Kan vi skicka policyn i en upphandling?
Det beror på vad upphandlingen efterfrågar. Kontrollera om kravet gäller en policy, beskrivna rutiner, särskilda miljöåtgärder eller ett certifierat ledningssystem.