Leverantörsutvärdering med kriterier som hjälper er välja och följa upp
En leverantörsutvärdering hjälper företaget att bedöma om en leverantör kan leverera det som behövs och hur samarbetet fungerar över tid. Bedömningen bör utgå från inköpets krav och konsekvenserna om något går fel. En poängsumma blir användbar först när kriterierna och underlagen är tydliga.
Av KMA verket
Börja med vad leveransen ska klara
Beskriv vad som köps in, vilken funktion det ska fylla och vad ni behöver kontrollera före beställning. En materialleverans, en konsulttjänst och en underentreprenad behöver ofta olika underlag. Ange vilka krav som är nödvändiga och vilka egenskaper som är önskvärda.
Ett lågt pris kan inte väga upp att ett nödvändigt krav saknas. Om ni behöver en viss kompetens, leveranstid eller produktdokumentation bör det därför framgå som ett särskilt villkor. Skriv också hur ni ska verifiera uppgiften. Ett kryss i ett formulär är inte alltid tillräckligt underlag för ett viktigt beslut.
Anpassa kontrollen till risken
Fråga vad som händer om leveransen blir sen, felaktig eller inte går att använda. Påverkas säkerhet, kundens verksamhet, tidsplan eller möjligheten att uppfylla avtal? Finns det alternativ om leverantören får problem? Dessa frågor hjälper er prioritera kontrollen.
Upphandlingsmyndigheten beskriver riskanalys och löpande avtalsuppföljning inom offentlig upphandling. Principen att anpassa uppföljningen efter behov är också användbar när ett företag utformar sitt eget inköpsarbete. Myndighetens vägledning är däremot inte en generell kravlista som automatiskt gäller alla privata inköp.
Välj kriterier som går att bedöma
Kriterier kan avse leveransförmåga, kvalitet, relevant kompetens, dokumentation och hur avvikelser hanteras. Miljö- och arbetsmiljöfrågor kan också vara relevanta beroende på leveransen. Beskriv vad som menas med varje kriterium och vilket underlag som behövs.
Undvik skalor där bra, godtagbar och svag betyder olika saker för olika bedömare. Skriv hellre konkreta nivåer. För dokumentation kan en nivå exempelvis betyda att avtalade handlingar är kompletta vid leverans. En annan nivå kan betyda att kompletteringar behövs och följs av en bestämd åtgärdsplan.
Ett eget exempel för en återkommande materialleverantör
Ett mindre företag följer en leverantör som levererar material till många uppdrag. Företaget bedömer leveransprecision, överensstämmelse med beställningen och hur snabbt fel hanteras. Underlaget består av beställningar, mottagningskontroller och registrerade avvikelser från den bestämda perioden.
Vid genomgången visar det sig att fel ofta uppstår när beställningen ändras efter en viss tidpunkt. Företaget och leverantören kommer överens om en tydligare bekräftelse av ändringar. Utvärderingen leder då till ett konkret arbetssätt som kan följas upp, i stället för enbart ett nytt betyg i en tabell.
Markera saknade underlag som saknade
Om ett dokument saknas behöver ni skilja mellan att kravet inte är uppfyllt och att ni ännu inte kan bedöma det. Ange vad som behöver kompletteras, vem som ska hämta in uppgiften och när beslut kan fattas. Vid ett nödvändigt krav kan beställningen behöva avvakta tills underlaget har verifierats.
Kontrollera också giltighet och omfattning. Ett intyg kan avse en annan verksamhet, ett annat bolag eller en period som har passerat. Om ni använder referenser bör ni ställa frågor som gäller den aktuella typen av leverans och dokumentera vad referensen faktiskt har erfarenhet av.
Skilj första bedömningen från löpande uppföljning
Före den första beställningen bedömer ni förutsättningarna att leverera. När samarbetet har pågått kan ni följa faktiska resultat. Håll isär dessa två perspektiv. Ett välskrivet anbud eller en bra presentation ersätter inte erfarenheter från leveranserna.
Bestäm ett uppföljningsintervall som passar inköpet och komplettera vid viktiga förändringar eller avvikelser. För en kritisk leverantör kan en tätare dialog behövas. För ett enkelt engångsinköp kan en dokumenterad mottagningskontroll ge tillräckligt underlag för verksamhetens behov, om inga andra krav gäller.
Dokumentera beslut och nästa steg
Sammanfatta vilka underlag som granskats, vilken bedömning som gjorts och vem som fattat beslutet. Om leverantören godtas med villkor ska det gå att förstå villkoren och vem som följer upp dem. Beskriv också när en ny bedömning behövs.
Om avtalet innehåller särskilda möjligheter att begära rättelse eller andra åtgärder behöver ni följa det avtalade förfarandet. En intern utvärderingsmall ger inte i sig rätt att ändra villkor eller häva ett avtal. Håll därför bedömningen av leveransen åtskild från beslut om avtalsrättsliga konsekvenser.
Vanliga frågor
Måste alla leverantörer få samma frågor?
Nej. Använd gärna en gemensam grund men anpassa frågorna efter leveransen och risken. Frågor som saknar betydelse för inköpet skapar mer arbete utan att förbättra bedömningen.
Räcker ett ISO-certifikat?
Ett certifikat kan vara relevant när rätt omfattning och giltighet har kontrollerats. Det ersätter inte bedömningen av att leverantören kan uppfylla era konkreta krav i det aktuella uppdraget.
Hur ofta ska vi utvärdera en leverantör?
Välj intervall utifrån risk, avtal och erfarenheter. Följ också upp när större förändringar, upprepade fel eller andra viktiga händelser gör en ny bedömning motiverad.