Kompetensmatris och utbildningsplan så hittar ni rätt behov
En kompetensmatris ger en överblick över vilken kompetens arbetet kräver och vilket underlag som visar att den finns. Den kan hjälpa er planera bemanning, introduktion och utbildning. Matrisen behöver skilja mellan en genomförd kurs, praktisk förmåga och eventuell behörighet för en viss arbetsuppgift.
Av KMA verket
Utgå från arbetsuppgifterna
Lista först viktiga arbetsuppgifter och roller. Beskriv vad personen behöver kunna för att utföra varje uppgift på ett lämpligt sätt. En roll som arbetsledare kan exempelvis kräva kunskap om planering, beställningar, dokumentation och de risker som finns i verksamheten.
Undvik att börja med en lista över alla kurser personalen har gått. Då blir matrisen lätt ett utbildningsregister som inte visar om kompetensen motsvarar behoven. Börja i stället med uppdragen och jämför kraven med befintligt underlag. Ta hjälp av personer som kan arbetet och känner till tillämpliga krav.
Skilj på kunskap och formella tillstånd
En genomförd utbildning visar att personen deltagit eller klarat en viss examination. Den visar inte automatiskt att personen kan utföra alla arbetsmoment självständigt i er verksamhet. Praktisk bedömning, introduktion och erfarenhet kan också behövas.
Vissa arbetsuppgifter omfattas av särskilda krav på dokumenterade kunskaper, behörighet eller tillstånd. Arbetsmiljöverket beskriver exempelvis krav kopplade till användning av arbetsutrustning med särskilda risker. En markering i er matris ersätter inte den dokumentation eller det tillstånd som faktiskt krävs. Kontrollera varje relevant uppgift mot rätt regelverk.
Välj nivåer som går att förstå
Ni kan använda en enkel intern skala, men beskriv vad nivåerna betyder. Ett exempel är introduktion behövs, kan utföra med stöd och kan utföra självständigt inom bestämd omfattning. En fjärde nivå kan avse att personen också kan handleda andra, om det är relevant.
Detta är ett förslag på arbetsmodell, inte en allmän behörighetsskala. Ange hur bedömningen görs och av vem. Om olika arbetsledare sätter nivåer på helt olika grunder blir överblicken osäker. Lägg därför hellre lite tid på gemensamma bedömningskriterier än på många färger och kategorier.
Ett eget exempel från projektadministration
Ett entreprenadföretag behöver kunna sammanställa projektets överlämningshandlingar även när den ordinarie projektledaren är borta. Företaget beskriver uppgiften: hitta aktuella krav, kontrollera dokumentförteckningen, sammanställa rätt versioner och identifiera kvarstående brister.
Två personer har arbetat med uppgiften tidigare, men bara en kan utföra den självständigt. Företaget planerar därför att den andra får delta i nästa överlämning och sedan göra en egen sammanställning som granskas. Utbildningsplanen får en konkret aktivitet, ansvarig handledare och tidpunkt för bedömning. Målet är användbar förmåga, inte bara närvaro vid en genomgång.
Koppla luckor till en utbildningsplan
När en kompetenslucka identifieras behöver nästa steg vara tydligt. Det kan vara intern handledning, en extern kurs, kompletterande introduktion eller att arbetsuppgiften tills vidare fördelas på annat sätt. Bestäm vem som ansvarar för åtgärden och när den ska vara genomförd.
Ange också hur effekten ska bedömas. Ett kunskapstest kan passa vissa delar, medan en praktisk genomgång passar andra. Arbetsmiljöverkets föreskrifter betonar att arbetstagare ska ha tillräckliga kunskaper om arbetet och dess risker. Bedömningen måste därför knytas till de faktiska arbetsuppgifterna och personens förutsättningar.
Följ giltighet och förändringar
Om ett underlag har en giltighetstid behöver matrisen eller ett kopplat register visa när ny kontroll krävs. Ange var intyget finns och vilken omfattning det avser. En påminnelse om ett datum hjälper bara om någon också ansvarar för att följa upp den.
Uppdatera matrisen när arbetsuppgifter, utrustning eller organisation ändras. Längre frånvaro eller begränsad praktisk användning kan också motivera en ny bedömning. Det är inte självklart att en tidigare nivå fortfarande beskriver personens aktuella förmåga i ett förändrat arbete.
Begränsa vilka personuppgifter ni samlar
En matris med namn och bedömningar innehåller personuppgifter. Bestäm syftet och samla bara sådant som behövs för det. IMY beskriver att uppgifter om anställda ska vara relevanta och inte för omfattande, och att arbetsgivaren behöver hålla dem riktiga och aktuella.
Undvik fritext om personlighet, hälsa eller privata förhållanden. Ange vem som behöver se uppgifterna och hur fel rättas. En sammanställning för ledningens planering kan ibland visas på rollnivå, medan den mer detaljerade dokumentationen bara är tillgänglig för dem som behöver den. Bedöm även rättslig grund och hur länge uppgifterna ska sparas.
Använd matrisen vid verkliga beslut
Ta fram matrisen när ni planerar ett nytt uppdrag, anställer eller behöver ersättare. Kontrollera att den speglar tillräcklig kapacitet och rätt kompetens för uppdraget. Om matrisen inte används i sådana beslut behöver upplägget ofta förenklas.
Vid uppföljning kan ni gå igenom om planerade åtgärder genomförts och om beroendet av enstaka personer har minskat. Låt medarbetarna bidra till bedömningen av utvecklingsbehov. Då blir underlaget ett stöd för planering och lärande och ger en mer rättvis bild än en sammanställning av kursnamn.
Vanliga frågor
Är en kompetensmatris ett utbildningsregister?
Den kan länka till ett utbildningsregister, men ska framför allt visa hur kompetensen motsvarar arbetsuppgifternas krav. Genomförda kurser är en typ av underlag.
Kan vi använda en färg för godkänd?
Ja, om det också framgår vad godkänd betyder, vem som gjort bedömningen och vad den gäller. Färg ensam ger för lite information och kan vara svår att tolka.
Vem ska bedöma kompetensen?
En person med tillräcklig kunskap om arbetsuppgiften och bedömningsgrunderna. Formella behörigheter och tillstånd behöver kontrolleras på det sätt som gäller för just uppgiften.